Formatvorlage neu anlegen

Wissenschaftliche Arbeiten, Sach- oder Fachbücher enthalten regelmäßig eine Vielzahl von wiederkehrenden Textelementen, die zur Verbesserung der Übersichtlichkeit unterschiedlich formatiert werden sollen: Zitate sollen bspw. immer kursiv gesetzt sein, Praxistipps sollen stets mit einer grauen Schattierung hinterlegt werden, damit sie dem Leser sofort ins Auge fallen. Um während des Schreibens nicht immer wieder nachschauen zu müssen, wie man diese Textelemente im vorangegangenen Kapitel formatiert hat, empfiehlt es sich, für jedes mehrmals benötigte Textelement eine eigene Formatvorlage anzulegen. In diesem Beitrag zeigen wir am Beispiel von Aufzählungszeichen, wie Sie Schritt für Schritt Formatvorlagen neu anlegen, die Ihren individuellen Vorstellungen entsprechen.

1. Formatvorlagenkatalog aufrufen

Ausgangspunkt ist die Registerkarte "Start". In dem dort sichtbaren Menüband findet man im Bereich "Formatvorlagen" rechts unten einen kleinen Pfeil. Klickt man mit der Mouse auf diesen Pfeil, öffnet sich die Übersicht mit den bereits vorhandenen Formatvorlagen.

Am unteren Ende dieser Übersicht sind mehrere Schaltflächen zu finden (von links nach rechts):

• Neue Formatvorlage,
• Formatvorlageninspektor,
• Formatvorlagen verwalten,
• Optionen.

Hier bitte die erste Schaltfläche "Neue Formatvorlage" wählen.

2. Neue Formatvorlage erstellen

Jetzt sind wir an der Stelle, an der wir die neue Formatvorlage einrichten können.

• Schritt 1: Als erstes müssen wir unserer Formatvorlage einen Namen geben, unter dem wir sie jederzeit unproblematich wiederfinden. In unserem Beispielsfall heißt die neue Formatvorlage "Aufzählungszeichen Ebene 1".

Wichtig: Jede Formatvorlage muss mit einem individuellen Namen versehen werden. Die mehrfache Vergabe des gleichen Namens ist nicht möglich.

Bei den nächsten beiden Menüpunkten "Formatvorlagentyp" und "Formatvorlage basiert auf:" müssen nicht zwingend Änderungen vorgenommen werden. An diesen Stellen kann man den Vorschlägen des Programms vertrauen und direkt zum nächsten Punkt "Formatvorlage für folgenden Absatz" springen.

• Schritt 2: Im Menüpunkt "Formatvorlage für folgenden Absatz" wird festgelegt, auf welche Formatvorlage das Programm zugreifen soll, wenn wir die Taste "Enter" drücken.
  • In unserem Beispielsfall soll die Aufzählung fortgesetzt werden. Daher legen wir fest, dass auch für den nächsten Absatz die Formatvorlage "Aufzählungszeichen Ebene 1" angewandt werden soll.
  • An dieser Stelle kann man sich auch dafür entscheiden, dem nächsten Absatz die Formatvorlage "Standard" zuzuweisen. Dann greift das Programm wieder auf die Formatvorlage "Standard" zu, d. h. in unserem Beispielsfall würde das Programm keine Aufzählungszeichen mehr verwenden.
• Schritt 3: Im Bereich "Formatierung" können die wesentlichen Formatierungen definiert werden, also zum Beispiel:
  • Schriftart (bspw. Arial),
  • Schriftgröße (bspw. 11 pt) oder auch die
  • Schriftfarbe (bspw. dunkelrot).

Darüber hinaus kann bereits an dieser Stelle festgelegt werden, ob der Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder als Blocksatz gedruckt werden soll.

Wenn bereits an dieser Stelle alle gewünschten Merkmale hinterlegt worden sind, kann der Vorgang über die Schaltfläche "OK" (rechts unten) abgeschlossen werden.

• Schritt 4: Da wir in unserem Beispielsfall aber noch Aufzählungszeichen benötigen, steigen wir noch etwas tiefer ins Programm ein und öffnen über die Schaltfläche "Format" (unten links) ein weiteres Untermenü.

3. Aufzählungszeichen definieren

Um das gewünschte Aufzählungszeichen definieren zu können, wählen wir im Untermenü "Format" die Rubrik "Nummerierung ..." aus.

Dort können wir unter der Registerkarte "Aufzählungszeichen" ein beliebiges Aufzählungszeichen wählen. Wem keines der unmittelbar sichtbaren Aufzählungszeichen gefällt, gelangt über die am unteren Rand links befindliche Schaltfläche "Neues Aufzählungszeichen definieren" zum großen Katalog der Symbole. Jedes dieser Symbole kann als Aufzählungszeichen hinterlegt werden.

4. Jedes Auswahlmenü über "OK" verlassen

Bitte nicht vergessen: Die Wahl des Aufzählungszeichens (jeweils) über die Schaltfläche "OK" bestätigen. Gleiches gilt für das Menü "Neue Formatvorlage erstellen": Die Formatvorlage wird nur dann mit den gewünschten Einstellungen im Dokument gespeichert, wenn das Menü sauber über die Schaltfläche "OK" verlassen und der Vorgang damit abgeschlossen wird.

Wir wünschen viel Erfolg beim Ausprobieren und freuen uns über konstruktives Feedback.

Falls der Kopf zu sehr raucht und das Programm partou nicht machen will, was es soll, dann kontaktieren Sie uns. Formatierungsarbeiten übernehmen wir gern für Sie.