Modus "Änderungen nachverfolgen" nutzen

Vollkommen gleich, ob der Entwurf einer Einladung, ein Vertragstext oder ein Blogbeitrag abgestimmt werden soll: Der Modus „Änderungen nachverfolgen“ leistet in allen Fällen, in denen Texte verschiedene Kontrollinstanzen durchlaufen, gute Dienste. Ist diese Funktion einmal aktiviert, zeichnet sie zuverlässig alle Änderungen auf – vollkommen gleich, ob Ergänzungen vorgenommen, einzelne Zeichen oder Wörter gelöscht werden oder die Formatierung des Textes geändert wird. Es wird für alle sichtbar dokumentiert, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. In diesem Artikel geben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie dieser Modus aktiviert wird und in welcher Weise die Änderungen sichtbar gemacht werden können.

1. Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ aktivieren

Der Modus „Änderungen nachverfolgen“ – auch gern als Markup-Modus bezeichnet – wird über die Registerkarte „Überprüfen“ aktiviert.

In dem Menüband, das sich nach Auswahl der Registerkarte „Überprüfen“ öffnet, muss die Schaltfläche „Änderungen nachverfolgen“ angeklickt werden.

Ist die Schaltfläche „Änderungen verfolgen“ grau unterlegt, wurde der Markup-Modus erfolgreich aktiviert. Von diesem Moment an werden alle Änderungen aufgezeichnet.

2. Anzeige der Änderungen

Wie werden die Änderungen konkret angezeigt? MS Word bietet zwei verschiedene Varianten an: das sog. „einfache Markup“ und den Modus „Markup: alle“. Die Auswahl des gewünschten Anzeigemodus’ erfolgt über das Menü, das links neben der Schaltfläche „Änderungen verfolgen“ zu sehen ist.

a) Einfaches Markup

Im einfachen Markup-Modus werden die Änderungen lediglich durch einen Strich am Dokumentrand kenntlich gemacht.

Der Vorteil: Der Text bleibt weiterhin gut lesbar, weil das Auge nicht von farblichen Markierungen abgelenkt wird.

Der Nachteil: Die Änderungen im Text sind nicht ohne weiteres erkennbar.

Dieses Problem wird durch den Modus „Markup: alle“ gelöst.

b) Markup: alle

In den Modus „Markup: alle“ kann wiederum über das Menü links neben der Schaltfläche „Änderungen verfolgen“ gewechselt werden.

Mit dieser Einstellung werden die Änderungen nicht nur durch einen Strich am Rand des Dokuments sichtbar, sondern zusätzlich im Text farblich hervorgehoben.

In unserem Beispiel werden alle Einfügungen blau hervorgehoben, alle Streichungen sind rot gekennzeichnet. Die Art und Weise der Darstellung ist allerdings von den individuellen Einstellungen abhängig. Wie diese Einstellungen geändert werden können, bleibt einem anderen Blogbeitrag vorbehalten.

Gut zu wissen:

In der Grundeinstellung zeichnet MS Word alle Änderungen auf. Über die beiden Modi „Einfaches Markup“ und „Markup: alle“ wird lediglich eine dahingehende Auswahl getroffen, in welcher Weise Korrekturen angezeigt werden. Daher kann jederzeit zwischen diesen Modi hin- und hergewechselt werden, ohne dass dadurch Änderungen verloren gehen.

Wir wünschen viel Erfolg beim Ausprobieren und freuen uns über konstruktives Feedback.