Modus "Änderungen nachverfolgen" konfigurieren

Wer regelmäßig Texte im Team erstellt und bearbeitet, findet in der Funktion „Änderungen verfolgen“ ein hilfreiches Werkzeug. Die angebotenen Grundeinstellungen können den Nutzer aber auch – je nach Anwendungsfall – in ihrer Funktions- und Farbenvielfalt überfordern. Die gute Nachricht ist: Etliche Einstellungen lassen sich den persönlichen Bedürfnissen entsprechend anpassen. In diesem Beitrag erklären wir, wie’s funktioniert.

Wo finde ich den Modus „Änderungen verfolgen“?

In welcher Registerkarte die Funktion „Änderungen verfolgen“ zu finden ist, wie sie aktiviert werden kann und worin der Unterschied zwischen einem einfachen Markup und der Funktion „Markup: alle“ besteht, haben wir in einem anderen Blogbeitrag erklärt, den wir gern hier verlinken: Blogbeitrag „Modus „Änderungen verfolgen“ nutzen“.

Wie kann ich die Einstellungen für den Markup-Modus anpassen?

In der Registerkarte „Überprüfen“ gibt es im Untermenü „Markup“ rechts unten einen kleinen Pfeil. Klickt man diesen an, öffnet sich das Menü „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“.

In der Grundeinstellung sind an dieser Stelle fast alle Anzeigeoptionen aktiviert. Sollen bspw. Änderungen an der Formatierung des Dokuments nicht angezeigt werden, kann diese Funktion durch das Entfernen des Hakens deaktiviert werden. Mit allen anderen Anzeigeoptionen kann entsprechend verfahren werden.

Es ist auch möglich, sich im Überarbeitungsbereich in Sprechblasen anzeigen zu lassen, welcher Autor welche Änderungen vorgenommen hat. So lässt sich gut nachvollziehen, wer das Dokument bereits bearbeitet hat bzw. wem es noch gezeigt werden muss. Auch diese Einstellungen lassen sich über das Untermenü „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“ den individuellen Wünschen entsprechend anpassen.

In der nachfolgenden Grafik zeigen wir, welche Schaltfläche ausgewählt werden muss, um Änderungen im Überarbeitungsbereich anzeigen zu lassen, und wie sich diese Einstellung im Dokument auswirkt.

Bitte nicht vergessen: Alle vorgenommenen Einstellungen müssen über die Schaltfläche „OK“ bestätigt werden. Verlässt man das Untermenü über das Kreuz oben rechts, werden die individuellen Einstellungen nicht gespeichert. MS Word greift dann wieder auf die Grundeinstellungen zu.

Wie kann ich im Markup-Modus den angezeigten Namen des Autors ändern?

Grundsätzlich übernimmt MS Word den Namen, mit dem sich der Nutzer an seinem Rechner angemeldet hat. Manchmal besteht allerdings das Bedürfnis, den Namen des Autors zu ändern, der im Überarbeitungsbereich angezeigt wird – bspw. dann, wenn die Nutzerkonten mit Namen wie „Mausi“ oder „Spatzl“ angelegt worden sind. Aktiviert man dann den Modus „Änderungen nachverfolgen“, werden genau diese Namen plötzlich im Überarbeitungsbereich angezeigt. Soll dieses Ergebnis unterbunden werden, kann in MS Word ein anderer Autorenname hinterlegt werden.

Den Schlüssel zur Lösung findet man auch wieder im Untermenü „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“. Dort findet man ganz unten die Schaltfläche „Benutzernamen ändern …“. Klickt man auf diese Fläche, öffnet sich ein weiteres Untermenü, in dem in dem Feld „Benutzername“ der (Autoren-)Name eingegeben werden kann, der angezeigt werden soll. (Zur Vereinfachung ist dieses Untermenü im nachfolgenden Schaubild nur auszugsweise dargestellt.)

Wichtig: Unbedingt das Kästchen vor dem Hinweis „Immer diese Werte verwenden, unabhängig von der Anmeldung bei Office“ mit einem Haken versehen. Anderenfalls wird der eingetragene Benutzername vom Programm ignoriert.

Abschließend muss jedes Untermenü über die Schaltfläche „OK“ verlassen werden, damit die vorgenommenen Einstellungen auch gespeichert werden.  

Wie können die Farben, in denen Änderungen angezeigt werden, angepasst werden?

MS Word ist so voreingestellt, dass jedem Autor individuelle Farben zugewiesen werden, in denen die Änderungen angezeigt werden. Gerade, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, kann diese kunterbunte Farbvielfalt für das Auge schnell zur Belastung werden. Doch auch diese Einstellungen lassen sich mit wenigen Klicks anpassen:

Innerhalb des Untermenüs „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“ auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“ klicken. In dem sich dann öffnenden Untermenü kann individuell eingestellt werden, in welcher Farbe Einfügungen, Löschungen, Kommentare, Textverschiebungen u. v. m. angezeigt werden sollen.

Auch hier gilt wieder: Bitte jedes Untermenü über die Schaltfläche „OK“ verlassen, sonst werden die Änderungen in den Einstellungen nicht gespeichert.

Wir wünschen viel Freude und Erfolg beim Nutzen dieser Funktionen. Lassen Sie uns gern in den Kommentaren unter diesem Beitrag oder in unserem Gästebuch Ihr Feedback da. Gern verbessern wir unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung oder greifen Themenwünsche auf, die Sie uns über unser Kontaktformular senden können.